При организации негабаритных перевозок необходимо обращаться в Министерство транспорта каждого государства, по территории которого будет выполняться транспортировка сверхнормативного груза, для получения специального разрешения на движение негабаритного и/или тяжеловесного автопоезда. В зависимости от параметров негабаритного и/или тяжеловесного автопоезда, время на получение пакета необходимых согласований может колебаться от нескольких дней до нескольких месяцев. Наиболее продолжительным является процесс оформления французских, испанских, российских и итальянских специальных разрешений, когда срок получения разрешений для тяжеловесных автопоездов может затянуться на сток до трех месяцев.
Перевозчик должен иметь специальное разрешение на транспортировку негабаритного и/или тяжеловесного автопоезда каждого государства, по территории которого проходит перевозка. В этом документе указывают регистрационный номер конкретного транспортного средства, его весовые и габаритные параметры, фамилия водителя, маршрут движения (с указанием названия улиц населённых пунктов), разрешенный срок и время движения, некоторые ограничения. Например, в Европе движение "негабаритов" разрешают только ночью; в Украине, России и Белоруссии, как правило, только днём.
Транспортировка негабаритных тяжеловесных грузов без специальных разрешений карается в каждой стране очень жестко, так как вред, нанесенный дорожному полотну, искусственным сооружениям, мостам и пр. может быть очень большим. Например, в Украине с нарушителя взимается двойная плата дорожного сбора и назначается внеплановая проверка Государственной Службы безопасности на транспорте на соблюдение лицензионных правил и условий. В России штраф за несанкционированное отклонение от маршрута достигает в эквиваленте 20 000 долларов США. В Европе за нарушение правил перевозки негабаритных грузов, кроме немалого штрафа, компанию перевозчика могут лишить лицензии, или запретить въезд машин перевозчика на территорию Евросоюза.
Так называемые "накатанные" маршруты негабаритных перевозок, естественно, существуют, но каждая транспортировка груза требует повторного выполнения одних и тех же действий по оформлению разрешительных документов. Ведь состояние дорог, как и дорожная ситуация на каких-то участках может меняться: могут появиться новые электрические линии, ещё один шар асфальта, снег, который накатали машины, могут проводиться ремонтные работ и т.д. Такое часто встречается на практике, поэтому каждый маршрут прокладывают заново. Естественно, этим занимаются не Министерства транспорта, а компании, которые специализируются на таких услугах. В Украине такой деятельностью профессионально занимается ООО "Інші Мережі".
Для того, что бы проложить маршрут по территории Украины из пункта "А" в пункт "Б" предприятие направляет специальную бригаду, которая делает замеры по всему маршруту, с целью выяснить возможность проезда автопоезда. Допустим, обследование маршрута проходит удачно, но под одним мостом грузовик не может проехать. Если поиск других объездных путей оказывается безрезультатным, приходится возвращаться в начальную точку и прокладывать абсолютно другой маршрут перевозки.
Бригадой фиксируются мосты и путепроводы, железнодорожные переезды, каждый электропровод, каждая коммуникация. Одновременно определяют владельцы сетей и коммуникаций, к которым впоследствии обращается за согласованием компания, занимающаяся оформлением разрешения.
Таким способом, не только благодаря использованию специализированной техники, но и оформляя специальные разрешения, получая необходимые согласования, выполняется доставка оборудования на заводы и фабрики, металлоконструкций на строительство, комбайнов на поля и т.д.