При організації негабаритних перевезень необхідно звертатися в Міністерство транспорту кожної держави, по території якого буде виконуватися транспортування наднормативного вантажу, для отримання спеціального дозволу на рух негабаритного і/або великовагового автопоїзда. Залежно від параметрів негабаритного і/або великовагового автопоїзда, час на отримання пакету необхідних погоджень може коливатися від декількох днів до декількох місяців. Найбільш тривалим є процес оформлення французьких, іспанських, російських спеціальних дозволів, коли термін отримання дозволів для великовагових автопоїздів може затягнутися на термін до трьох місяців.
Перевізник повинен мати спеціальний дозвіл на транспортування негабаритного і/або великовагового автопоїзда кожної держави, по території якого проходить перевезення. У цьому документі вказують реєстраційний номер конкретного транспортного засобу, його вагові та габаритні параметри, прізвище водія, маршрут руху (із зазначенням назв вулиць населених пунктів), дозволений термін і час руху, обмеження та умови перевезення. Наприклад, в Європі рух "негабаритів" дозволяють тільки вночі; в Україні, Росії і Білорусії, як правило, тільки вдень.
Транспортування негабаритних великовагових вантажів без спеціальних дозволів карається в кожній країні дуже жорстко, оскільки шкода завдана дорожньому полотну, штучним спорудам, мостам та ін. може бути дуже великою. Наприклад, в Україні з порушника стягується подвійна плата дорожнього збору та призначається позапланова перевірка Державної Служби безпеки на транспорті на дотримання ліцензійних правил і умов. У Росії штраф за несанкціоноване відхилення від маршруту досягає в еквіваленті 20 000 доларів США. В Європі за порушення правил перевезення негабаритних вантажів, крім чималого штрафу, компанію перевізника можуть позбавити ліцензії, або заборонити в'їзд машин перевізника на територію Євросоюзу.
Так звані "накатані" маршрути негабаритних перевезень, звичайно, існують, але кожне транспортування вантажу вимагає повторного виконання одних і тих же дій з оформлення дозвільних документів. Адже стан доріг, як і дорожня ситуація на якихось дільницях може змінюватися: можуть з'явитися нові електричні лінії, ще один шар асфальту, сніг, який накатали машини, можуть проводитися ремонтні роботи і подвібне. Таке часто зустрічається на практиці, тому кожен маршрут прокладають заново. Зазвичай, цим займаються не Міністерства транспорту, а компанії, які спеціалізуються на таких послугах. В Україні такою діяльністю професійно займається ТОВ "Інші Мережі".
Для того, щоб прокласти маршрут по території України з пункту "А" в пункт "Б" підприємство відправляє спеціальну бригаду, яка робить заміри по всьому маршруту, з метою з'ясувати можливість проїзду автопоїзда. Припустимо, обстеження маршруту проходить вдало, але під одним мостом вантажівка не може проїхати. Якщо пошук інших об'їзних шляхів виявляється безрезультатним, доводиться повертатися в початкову точку і прокладати абсолютно інший маршрут перевезення.
Бригадою фіксуються мости і шляхопроводи, залізничні переїзди, кожен електропровід, кожна комунікація. Одночасно визначають власники мереж і комунікацій, до яких згодом звертається за узгодженням компанія, що займається оформленням дозволу.
Таким способом, не тільки завдяки використанню спеціалізованої техніки, а й оформляючи спеціальні дозволи, отримуючи необхідні узгодження, виконується доставка обладнання на заводи і фабрики, металоконструкцій на будівництво, комбайнів на поля і т.д.